卜紅杰
啟用ERP目的
河北省電力建設第二工程公司是國家火電建筑安裝施工一級企業(yè)，主營火力發(fā)電廠及核電站常規(guī)島建筑安裝施工，兼營民用建筑施工和其他工業(yè)設備安裝。
隨著科技進步和全球信息化進程的加快，迫使企業(yè)放棄傳統(tǒng)的管理模式，利用先進的管理思想和技術手段加強競爭力，提高管理水平和資源利用水平。對于建筑施工企業(yè)，物流的控制顯得尤為主要。因為一個火電施工項目的直接材料費支出占其建安產(chǎn)值的60%以上，而且材料品種復雜多樣。據(jù)統(tǒng)計，一個2×300MW的火電項目所耗用的原材料、輔助性材料及半成品要超過2萬種之多。所以，施工企業(yè)物流的控制是經(jīng)濟管理的難點，更是重點，是企業(yè)制勝的關鍵之一。而傳統(tǒng)的財務軟件主要針對財務部門的財務核算，偏重于資金流，不能滿足目前企業(yè)的需求。如何解決這些問題？要解決這些問題，應用ERP是企業(yè)較好的選擇。
軟件的選擇
我們最終選擇了“浪潮通軟ERP系統(tǒng)”，該系統(tǒng)包括帳務處理、輔助管理、報表管理、工資管理、固定資產(chǎn)、庫存管理、存貨核算、銷售管理、成本核算、財務分析、匯總/合并報表等子系統(tǒng)。通過各個子系統(tǒng)的分工、協(xié)作，能夠很好的將物流與資金流結合。
系統(tǒng)的實施分析
ERP的實施是一項龐大的系統(tǒng)工程，需要軟件開發(fā)商與用戶各方面的緊密配合。考慮到我公司實際情況，如果一口氣上整套系統(tǒng)，對舊的管理模式?jīng)_擊太大，可能會受到來自各方面的壓力，形成騎虎難下的局面。結合浪潮通用軟件公司實施企業(yè)管理系統(tǒng)的經(jīng)驗——管理過程平滑過渡，決定分兩步走：
1.實施財務系統(tǒng)，主要啟用帳務處理、輔助管理、報表管理、固定資產(chǎn)、財務分析、現(xiàn)金流量等子系統(tǒng)。
2.待財務系統(tǒng)步入軌道后，再實施進銷存系統(tǒng)，主要有采購管理、庫存管理、存貨核算子系統(tǒng)。
財務系統(tǒng)的實施
1999年底我們開始實施財務系統(tǒng)，由于財務部門電算化較早，因此人員的計算機水平相對較高，實施過程中對軟件的理解也較快，和軟件公司的實施人員配合較默契。這也是將整個系統(tǒng)分兩步實施的原因之一。
在實施中，我們逐步體會到軟件功能的強大，尤其是增加的輔助核算功能(專項核算、個人往來、單位往來)，簡化了科目結構。此外，還有帳務數(shù)據(jù)的輸出功能，包括各種帳表的查詢和打印。其中包括科目余額表和二維余額表；總帳、三欄式明細帳、多欄式明細帳；序時帳、其他日記帳；憑證匯總表等。
無論是查詢余額表還是帳頁，均具有以下特點：1.可以查詢未記帳憑證，即虛擬查詢，將沒有記帳的憑證以記帳后的結果查詢出來。2.可查詢?nèi)我鈺嬈陂g的余額或者帳頁。3.由余額、帳頁表可以聯(lián)查憑證信息。4.可以聯(lián)查相關科目的輔助核算情況。并且，用戶可以提前輸入下一月或下幾個月的記帳憑證，這樣可有效避免因月底結帳而影響下月的正常業(yè)務處理。
此外，提供更加方便靈活的報表格式定義功能，同時提供方便直觀的計算公式定義，非專業(yè)人員也可以輕松進行報表公式定義。提供標準報表的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出功能，可將系統(tǒng)內(nèi)其他單位的報表轉(zhuǎn)入本單位使用，既減輕了報表定義的工作量，同時也保持了與系統(tǒng)內(nèi)各單位報表格式的一致性，便于上級單位的報表匯總工作。系統(tǒng)具有較強的財務分析能力，通過“資產(chǎn)負債表”、“損益表”、“現(xiàn)金流量表”分析財務狀況評價指標，及時了解企業(yè)目前的運作情況并進行分析，為領導的決策提供依據(jù)。
經(jīng)過半年的運行，系統(tǒng)性能很穩(wěn)定，每月的各種帳表都能及時、準確的打印出來存檔。財務系統(tǒng)的成績，堅定了公司領導和下屬的物資公司上物資系統(tǒng)，即進銷存系統(tǒng)的決心。
物資系統(tǒng)的實施
財務子系統(tǒng)運行半年后開始著手實施進銷存子系統(tǒng)。進銷存系統(tǒng)實施過程有很大一部分是基礎數(shù)據(jù)的建立過程：
1.建立了全面、完整的物資編碼體系。解決了多年來由于各個項目部“各自為政”造成的基礎資料不規(guī)范、不全面等矛盾。
2.建立了工程及非工程編碼體系。進一步規(guī)范和細化了工程項目的核算單位。這兩個體系的推廣和完善，給公司的經(jīng)營考核打下了良好的基礎。
基礎數(shù)據(jù)建立的全面且完善，系統(tǒng)的實施就可以說成功了一半。為了進一步考核系統(tǒng)的可用性及實用性，對系統(tǒng)進行了一個月的測試。經(jīng)過測試，項目小組認為浪潮企業(yè)管理軟件不僅從功能上能夠滿足公司的業(yè)務需求，并且一定會使公司的物資管理水平邁上新的臺階。
由于公司是電力基建行業(yè)，沒有銷售環(huán)節(jié)，所以我們只啟用了采購、庫存及存貨模塊。通過采購系統(tǒng)錄入原始單據(jù)，庫存系統(tǒng)確認物料的收發(fā)數(shù)量，存貨系統(tǒng)確認物料的收發(fā)成本。此外，系統(tǒng)提供強大的報表查詢和用戶自定義的任意條件的業(yè)務統(tǒng)計報表的功能。采購模塊主要有：應付款余額查詢、應付款帳齡分析；根據(jù)訂單、采購入庫單、發(fā)票等原始資料，任意定義各種需要的統(tǒng)計報表，進行采購分析。庫存各種帳表的查詢和統(tǒng)計：庫存余額月報、日報，庫存明細帳、物料批次明細帳；收發(fā)存匯總表，入、出庫單據(jù)統(tǒng)計匯總表；存儲庫齡分析、存貨分布分析；庫存物料超儲、短缺、過期、積壓告警。存貨模塊可以隨時查詢存貨的金額余額，其報表完全同庫存一樣，只是庫存管理的是物料的數(shù)量，而存貨反映的既有物料的數(shù)量又有物料金額，軟件在存貨子系統(tǒng)實現(xiàn)物流與資金流同步管理。
二次開發(fā)
浪潮通軟ERP是以制造行業(yè)為模型開發(fā)設計的，而我公司屬于基建施工企業(yè)，有著自身特殊的生產(chǎn)過程和管理流程，產(chǎn)品功能與客戶需求之間不可避免的存在差異。經(jīng)過一年的應用后，在供需雙方充分溝通的基礎上，我們同浪潮通軟公司簽訂了二次開發(fā)合同。主要針對以下方面進行二次開發(fā)：
1.預算價(計劃價)與實際價并行
隨著基建體制改革的進一步深化，施工企業(yè)的“成本、效益”觀念日益強化，經(jīng)營者關心的不再只是進度，轉(zhuǎn)而以效益為重點。這就要求軟件能夠提供材料實際價與預算價(標準成本)的實時比較，使管理者能夠及時發(fā)現(xiàn)盈虧狀況，迅速作出反應，調(diào)整生產(chǎn)或經(jīng)營策略。而浪潮通軟公司的商品軟件只提供了單種價格核算體系。為了達到這一目的，雙方共同努力，我公司適當調(diào)整了物流管理的業(yè)務流程，浪潮通軟公司據(jù)此對源代碼進行了修改，完成了二次開發(fā)。實現(xiàn)了兩種價格體系共存，為領導的經(jīng)營決策提供了依據(jù)。
2.存貨耗用二維分析表
由于浪潮通軟ERP系統(tǒng)是以制造行業(yè)為模型設計的，而建筑行業(yè)的產(chǎn)品(建筑物、構筑物)屬單件產(chǎn)品，其產(chǎn)品結構相對制造行業(yè)來說要復雜得多。因此，我們也把物料去向分析作為了二次開發(fā)的又一重點。開發(fā)后的“存貨耗用二維分析表”可以以領料單位、物料類別、工程項目等要素任意組合查詢，形成二維表格，一目了然，給管理者提供極大便利。
3.材料質(zhì)量跟蹤表
河北電建二公司是ISO9002認證企業(yè)，根據(jù)ISO9002(2000版)有關要素(7.5.3標識和可追溯性)要求，對主要材料進行全過程跟蹤。經(jīng)過供需雙方共同努力，在浪潮通軟ERPV6.3標準版基礎上，增加了材料質(zhì)量跟蹤功能，從而滿足了主要材料從供貨廠商直至所用分項工程的全過程追蹤。
實施的效果
經(jīng)過兩階段分步驟的實施應用，企業(yè)管理軟件給我們企業(yè)帶來的效益已充分體現(xiàn)出來：
1.減輕了財務人員的工作量
在平時的業(yè)務過程中，財務人員只要在計算機上輸入記帳憑證，就可以進行財務部分的處理，月底憑證都錄入完并審核記帳后，只要運行報表管理子系統(tǒng)的公式計算，系統(tǒng)就可以計算出所需各種報表。整個過程除憑證需手工輸入外，不需要進行任何人工處理。
固定資產(chǎn)、資產(chǎn)折舊科目及庫存材料等科目無需手工錄入憑證，只要在固定資產(chǎn)及進銷存子系統(tǒng)根據(jù)憑證生成定義，系統(tǒng)自動生成轉(zhuǎn)帳憑證，并傳遞到帳務處理子系統(tǒng)。
2.減輕了核算員、統(tǒng)計員的工作量
應用ERP后，極大程度地減輕了物資核算員、統(tǒng)計員的工作量，以前物資公司完全是手工管理庫存帳，倉庫保管員平時手工做帳，月底十幾個倉庫將手工單據(jù)交到核算員、統(tǒng)計員處，核算員、統(tǒng)計員再手工統(tǒng)計單據(jù)，制作各種報表。現(xiàn)在，倉庫保管員平時將單據(jù)錄入計算機，月底核算員、統(tǒng)計員只要點擊幾下鼠標，系統(tǒng)自動計算入庫及出庫成本，記帳后就可以打印所需各種報表，并可以隨時查詢以前任意期間的資料。
3.保證了庫存帳同財務庫存科目帳同步
提高了工作效率和工作質(zhì)量。以前為了保證核算員、統(tǒng)計員月底前能將報表上交到公司財務部門，各個倉庫總是提前10天結每個月的賬目，就是說每個月總有1/3的發(fā)生數(shù)要到下一個財務期間才能結算。這不但造成了財務信息失真、經(jīng)濟核算不準確，日積月累還會影響公司決策層的正確決策。現(xiàn)在不僅提高了工作效率和工作質(zhì)量，而且實現(xiàn)了物資公司庫存金額帳同財務庫存帳的同步，解決了長期以來困擾公司的帳帳不符問題。
4.規(guī)范了物資業(yè)務流程
在實施過程中項目小組在公司領導的大力支持下有效組織各部門人員，協(xié)調(diào)各部門間的關系，增強管理力度，制訂了一套適合公司的物資管理工作流程，形成一個由采購管理、庫存管理、材料核算、質(zhì)量跟蹤等大小環(huán)節(jié)組成的相互聯(lián)系、相互制約的管理系統(tǒng)。
現(xiàn)在，河北電建二公司的ERP管理系統(tǒng)已初具規(guī)模。通過實施，造就了一批能熟練應用計算機的管理人員，也培養(yǎng)了一批懂企業(yè)管理的計算機應用軟件實施人員。我們堅信，財務及物資系統(tǒng)的應用帶來的管理模式的改變，企業(yè)效益的提高，一定會為全公司的管理信息化的進一步應用與推廣打下堅實的基礎。
